Reihe: Der ptv Sachsen stellt sich vor

Heute werfen wir einen Blick in die Historie der Verwaltung.

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Blick in die Historie der Verwaltung

Die Evolution Personalabteilung des ptv Sachsen – Von der Schreibmaschine 1990 in die digitale Glitzerwelt 2024

Herzlich willkommen auf der Reise durch die Zeit der Personalabteilung – eine Reise, die eindrucksvoll zeigt, wie sich unsere Personalarbeit in den letzten 35 Jahren von einer „One-Man-Show“ bzw. „Ein-Frau-Abteilung“ zu einem dynamischen Dreierteam entwickelt hat. Dazu haben wir auch alte Dokumente gesichtet und fügen diese hier an.

Zu Beginn galt als Geschäftsadresse des Vereins die Gabelsberger Straße 29 in Dresden, das Gebäude, in dem sich heute u. a. die Sozialtherapeutische Wohnstätte befindet. Hier waren also in den frühen Jahren die Geschäftsstelle und Verwaltung.

In den Gründungsjahren des ptv Sachsen war die Personalarbeit ein echtes Abenteuer. Arbeitsverträge wurden noch mit der Schreibmaschine geschrieben (Hier klicken) und auch die Anrede als Fräulein für unverheiratete Frauen war noch üblich (Hier klicken).

Erinnern Sie sich noch? Das Telefon war das Kommunikationsgerät schlechthin und wenn schriftliche Informationen übermittelt werden sollten, dann war das Faxgerät Dreh- und Angelpunkt des Büros. Es bildeten sich mitunter Warteschlangen, da es einfach seine Zeit dauerte, bis ein Dokument eingelesen und versendet war und schließlich war auch der Sendebericht wichtig und musste abgeheftet werden.

In den 1990er Jahren beherrschten Papierstapel und handgeschriebene Notizen die Personalarbeit und Excel-Listen waren brandaktuell. Eine Mitarbeiterin bewältigte sämtliche Aufgaben rund um die auflaufenden Personalfragen und wurde später ab 2007 tatkräftig vom Sekretariat unterstützt, wenn es notwendig war. 2007 gab es erstmal eine Sekretärin im Verein.

Kisten packen und Regale schleppen mag sich vielleicht nach einer Hausmeisteraufgabe klingen, aber auch in der Personalarbeit gehört das dazu, wenn die Verwaltung umzieht und damit das Personalbüro. Aufgrund der Sanierung der Wohnstätte ist die Geschäftsstelle erstmalig 1996 umgezogen, auf die Blasewitzer Straße 52 und war hier fast vier Jahre „ausgelagert“, bis es zum Januar 2001 wieder zurück in die Gabelsbergerstraße 29 ging. Mit zunehmender Vergrößerung des Vereins und der damit stetig wachsendenden Anzahl von Mitarbeitenden und der Zunahme von Verwaltungsarbeit und damit der Verteilung der Arbeit auf mehr Schultern erfolgte im Februar 2007 wieder ein Umzug, der auf die Wittenberger Straße 9 führte. Das war jedoch nicht der letzte Umzug der Verwaltung, 2011 ist diese in die Fetscherstraße 10 eingezogen und sitzt nun seit November 2015 auf der Fetscherstraße 32/34.

Damit die Anzahl der Mitarbeitenden greifbar wird: 2003 gab es 40 Mitarbeitende, 2008 hatte sich die Zahl schon verdoppelt. 150 Mitarbeitende konnten im Jahr 2012 gezählt werden und zum Stichtag 31.12.2023 gab es 186 Mitarbeitende.

Netzwerkarbeit spielte von Beginn an eine wichtige Rolle und in den Tiefen des Archivs wird der Aufnahmeantrag in den Landesverband Sachsen des Deutschen Paritätischen Wohlfahrtsverbandes (Hier klicken) und weiterer Schriftverkehr (Hier klicken) wie ein Schatz gehütet.

Ganz zu Beginn gab es noch kein Logo auf den Briefköpfen. Die Entstehung des ersten Erkennungsmerkmals des ptv Sachsen, das stilisierten Labyrinth, kann aufgrund vorliegender Schriftstücke ab 1995 verbrieft werden. 2019 wurde dann ein Rebranding für den ptv Sachsen vorgenommen, er erhielt in der Außen- und Innendarstellung eine neue Corporate Identity und ein neues Corporate Design und die Homepage wurde grundlegend überarbeitet.

Erstes Erkennungsmerkmal

Aktuelles Logo vom ptv Sachsen

Personell hat sich unsere Abteilung ebenfalls verändert. Was früher eine Einzelkämpferin bewältigte, wird heute von einem engagierten Team getragen. Diese personelle Erweiterung erlaubt uns nicht nur eine effizientere Bearbeitung der täglichen Aufgaben, sondern auch eine Spezialisierung auf verschiedene Bereiche wie Sachbearbeitung oder Gesundheits-, Arbeits-, Brand- und Datenschutz.

Seit 2017 sind wir ein Tarifunternehmen.

Mehr Hände, mehr Köpfe, mehr Spaß in der Arbeit!

Mit dem Jahr 2018 und meiner Übernahme der Leitung der Personalabteilung begann der Schritt in eine neue Ära. Ein wichtiges Ziel war und bleibt die Digitalisierung der vorhandenen Dokumente und die Optimierung der bestehenden Prozesse. Die bis dahin bestehende Nutzung von Anwesenheitslisten wurde eingestellt (Hier klicken), gab es doch gleichzeitig Arbeitszeiterfassung.

Wussten Sie, dass die Arbeitszeiterfassung per Dienstanweisung 1994 eingeführt wurde (Hier klicken)?

Als ein digitaler Meilenstein in unserer Entwicklung war 2022 die Einführung einer Bewerbermanagement-Software. Früher tragen Bewerbungen per Post ein und manuelle bearbeitet: sie wurden kopiert, schriftlich bewertet, weiter per Hauspost verschickt, manchmal nochmal im jeweiligen Bereich kopiert, und kopiert und kopiert…. Das gehört der Vergangenheit an! Heute klicken wir uns elegant durch digitale Bewerbungsfluten und kein handgeschriebener Lebenslauf bleibt mehr ungelöst.

Die Software erlaubt uns nun eine digitale, effiziente und transparente Verwaltung der Bewerbungen. Diese Innovation hat unsere Arbeitsweise erheblich verbessert.

Dank E-Mails können heutzutage die Informationen schnell hin und her fließen und seit 2023 wird standardmäßig jedem und jeder Mitarbeitenden eine personenbezogene ptv-E-Mail-Adresse zugeordnet. Damit ist es nun auch möglich, die jährlichen Wissensauffrischungen zum Thema Gesundheits-, Arbeits-, Brandschutz und Datenschutz auf einer E-Learning-Plattform zu absolvieren.

Und ganz bald kommt sicherlich eine digitale Personalakte mit dem entsprechenden Personalmanagement-Tool.

Unsere Personalabteilung ist nicht nur gewachsen, sondern hat sich zu einem wichtigen Bestandteil unseres Vereins entwickelt. Dabei muss sie so gesehen werden wie jeder andere Bereich des ptv Sachsen: alle sind wichtig und tragen ihren bedeutsamen Teil zum Unternehmenserfolg und damit zur Betreuung und Begleitung unserer Zielgruppe bei.

Die Personalabteilung legt dabei großen Wert auf die kontinuierliche Weiterentwicklung und Zufriedenheit unserer Mitarbeitenden und arbeitet ständig daran, Prozesse weiter zu optimieren und an die Anforderungen der modernen Arbeitswelt anzupassen.

Von den Anfängen mit handgeschriebenen Listen bis hin zur heutigen digitalen und spezialisierten Abteilung – die Entwicklung unserer Personalabteilung spiegelt das Wachstum und die Anpassungsfähigkeit des ptv Sachsen wider. Wir sind stolz auf diese Fortschritte und freuen uns darauf, auch in Zukunft aktiv an der Gestaltung mitzuwirken.

Anna-M. Peters, Personalleitung

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